AT A GLANCE

One workspace for the whole operation

Most of the work that keeps a property running happens out of sight: the turnover at 11, the missing towel, the leaking tap, the owner who wants to know what came in last month. Chasing the Moon brings that work into one place. The front desk, the cleaning team, maintenance and the office all look at the same live picture, and each person sees the screens their role opens.

Everything connected

Bookings drive cleaning, cleaning drives inventory, payments drive the books. Nothing is entered twice: an import fills in the stays the calendar sync already brought instead of adding them again.

Built for phones

Housekeepers tap through checklists on a phone, and managers can run the day from one too: Calendar, Bookings, Financials and the other manager pages have phone layouts. A computer still shows the whole month at a glance.

Bilingual

The full interface runs in English and Spanish, and each person picks their own. Guest emails go out in English or Spanish, in the language the guest booked in on your site.

Multi-property

Run several properties, each let as a whole or as separate units, with its own owner, colour, check-in times and housekeeping policy. Basic holds up to 3 properties and 1 owner; Pro has no limit.

Live across the team

Changes sync to every open device, so reception sees a room turn ready the moment it is approved. Without a signal, work carries on and is sent when the connection is back.

Modular

Every module is included in the plan, and we turn on the ones your business needs. A module that is off shows greyed on Home: tap it to see what it does and ask for it. Only workers and agents cost extra.

What's included

Front office

Reception · Bookings · Messages · Guests

Planning

Calendar · Closures · Shifts and time off · Deep cleans and upkeep

Operations

Housekeeping (crews, planning, jobs and pay) · Inventory · Maintenance

Revenue management

Pricing rules · Add-ons and packages · Guest pay links (card or SINPE Móvil)

Money & owners

Owners · Owner statements and reports · Financials · Import bookings with Airbnb's real fee · Tax report (D-150) · Electronic invoices · Ledger

Guests

Automatic email templates · Concierge & trip planner · Guest portal (only available on guest websites fully integrated with Chasing the Moon)

Platform

Properties & units · Users & roles · Team (schedules, absences, pay) · Branded email · Settings

Getting started

Import your data · A guide on every tab · Simple and In depth views · What's new and suggestions

Add-ons

Workers: Channels (calendar sync with the OTAs) · Website traffic (your booking site) · Social. Agents: WhatsApp assistant · Market data

Free apps around you

Owner app · Job links for cleaners and contractors · Cleaning jobs app · Work orders app

FRONT OFFICE

Know who is here, who is coming and who is leaving

Reception is the day; Bookings is every reservation; Guests is every person; Messages is every conversation. Together they replace the whiteboard, the spreadsheet and the notebook at the desk.

Reception

Today's operational board

• Arrivals, departures, in-house guests and same-day turnovers, in one view. Guests who should have checked in or out by now are tagged Late.
• Every property shows how many of its units are taken tonight. A property you rent as a whole, or a single house, also gets a banner with its photo, its specs and a notes checklist.
• Check guests in and out. Check-in records the guest's ID (photos kept private), nationality and signature on your conditions; check-out warns of an unpaid balance.
• Each unit shows its live cleaning progress, mirrored from housekeeping, and a finished clean can be reviewed from the desk.
• Request a clean (urgent or routine), a refresh or a whole property straight from the desk, report a repair, or leave a note for the next shift. Walk-ins are booked from here too.
• Today on my phone: a QR link opens the day on a manager's phone, with no app and no sign-in.

Bookings

Every reservation, from every source

• Create, edit and cancel stays per unit or for a whole property in three steps (stay, extras and price, payments), with the source and how the guest reached you recorded.
• Conflict detection prevents double-booking a unit, whole-property stays included. Website and WhatsApp bookings follow the same rule.
• Dates that overlap a planned closure can't be booked: change or remove the closure first. A stay already inside a later closure is flagged on the calendar.
• A new booking can email the guest a pay link for the deposit or the full amount, with a deadline. Card or SINPE Móvil payments through Tilopay record themselves on the booking.
• Payments are recorded against the booking, so half-paid stays show as half-paid everywhere: on the calendar bars, in Outstanding and on the guest's profile.
• New stays from Airbnb, Booking.com or your website, and cancellations made on Airbnb or Booking.com, show at the top since you last looked. A stay the sync brings twice is linked, or flagged with merge, move or keep both.

FRONT OFFICE

Every guest, every conversation

Guests is everyone who has booked with you; Messages is every conversation, with guests and with the people you work with.

Guests

A guest directory with memory

• Everyone who has booked (staying now, coming, or stayed before), with contact details, every stay with what was quoted, paid and still owed, and lifetime value.
• People who wrote but haven't booked sit under Prospects, saved from Messages or added by hand. They move to Guests by themselves when they book.
• Tags and notes for preferences, plus what the guest wrote on the booking form. Guests in house and arriving soon are pinned to the top.
• One record per person: possible duplicates are flagged with Merge, and nothing is lost in a merge.
• Insights: average stay, party size, repeat guests, how far ahead guests book, where they come from and how they first found you.

Messages

One inbox for every conversation

• Every email sent to a guest (which one, when, delivered or not), guests' WhatsApp messages, and threads with your owners, cleaning companies and contractors, in one place.
• A new number or address can be linked to a guest or a booking, or saved as a new guest.
• Team notes, and an amber 'Be careful' or red 'Do not accept' flag, follow the guest into Guests.
• Answer guests' WhatsApp from the app with the WhatsApp assistant agent. The email templates open from the same bar.

PLANNING

See the whole month before it happens

The Calendar is the month overview. It overlays almost everything dated in the workspace, so you can see a busy turnover day, a maintenance visit and a manager's day off on the same screen. The next two weeks of cleans and repairs are planned in Housekeeping and Maintenance.

Calendar

One view across all modules, layer by layer

• Layers you switch on and off: stays, housekeeping, deep cleans, upkeep, maintenance, closures, vacations, shifts and notes, each with its count for the month. A Financial layer, off by default, marks the IVA deadline on the 15th and your expense reminders.
• A unit-by-unit month grid: stays in neutral grey, cleaning in blues (refresh, cleaning, upkeep, deep clean), preventive maintenance due in red. When two things share a day the row splits, so nothing is drawn over anything else.
• Clean chips show who is on them, or 'Needs a cleaner'.
• A day plan per cleaning crew puts the work in order, with turnovers waiting for checkout time and a ⚠ when one would finish after check-in.
• Tap a day: what needs attention first, then one group per layer, each row opening where it comes from. On a phone the month reads as a list of days.
• Export the layers you have on to Google, Apple or Outlook calendar as a one-off .ics file.

Closures, shifts, time off and notes

The human side of the plan

• Closures for a single unit, one property or everything, shown as a striped background so work planned during the closure stays visible on top.
• A closure blocks new bookings in the admin, on your website and through the WhatsApp assistant, and goes out on the channel feeds as unavailable. Approving an owner stay, or bigger work that closes the house, adds one for you.
• Shifts show who on the team works when, with optional hours and a position ('Luccia - Reception'). A shift can repeat weekly, and 'Delete this and following' ends the series.
• Time off per person by type (vacation, sick day, personal day and others), plus free-form dated notes. A shift on a day off is flagged 'Needs cover', and time off takes an in-house cleaner off their cleans.
• Admins and the general manager edit. Front desk and department heads see the calendar read-only; cleaners and maintenance staff see their own shifts and time off on their own screen instead.

Deep cleans and upkeep

Recurring care that does not get forgotten

• Set per unit in Housekeeping: every so many days, a fixed weekday, or flexible. Units without their own setting follow the calendar's defaults: a deep clean every 90 days, upkeep every 30.
• A deep clean is planned only on a day with no guest at all; upkeep fits around guests within care hours (08:00 to 17:00 by default). Plans move by themselves when a new booking lands on them.
• Flexible units show a quiet 'Not planned' prompt. Admins and managers tap it to choose a date and, if they like, who does it; a day the guests leave no room for is refused, with the reason.
• Move a planned date by dragging it on a computer, or with 'Move to…' on a phone.

OPERATIONS: HOUSEKEEPING

Clean rooms and stocked shelves

Housekeeping runs itself from the bookings. The team works from a phone or a job link, each clean is inspected, and every clean leaves a record of what was used, stained, missing or broken.

Cleaning

A queue that builds itself, with checklists and inspection

• To clean builds itself from the day's bookings, reception's requests and cleaning visits a guest booked. With more than one property it is grouped by property, with each one's state and open repairs.
• Inside each property: urgent cleans first, then turnovers, check-ins and stayovers, refreshes for tomorrow's arrivals and checkout cleans, in the day plan's order. A single property groups by kind of clean.
• Each clean has the right checklist, built room by room for each unit: a checkout clean leaves the unit guest-ready; turnover, check-in and stayover cleans add the refresh chores.
• Occupied units get a stayover clean when one is asked for. Daily cleaning of occupied rooms is a switch on each property, off by default.
• Tap-through checklists for linen, consumables and equipment, piece by piece, with live counts. Send for inspection; the reviewer approves or sends it back, and a returned unit keeps its progress.
• Every clean files a report in Users → Activity: who cleaned, which kind of clean, how complete, and everything flagged.

Planning, crews and pay

Who cleans what, and what you owe them

• Crews: group your cleaners and give each crew its houses. Cleaners see only their crews' houses.
• Housekeeping → Planning lists the next two weeks of cleans and who is on each: confirmed, waiting, declined or nobody, and 'Cleaning now' once someone starts. Give a clean to someone, or send them their link on WhatsApp.
• Cleans with nobody today or tomorrow sit at the top of Housekeeping → Cleaning, with Give to… or an open offer link: the first to accept takes it. At an hour you set, outside cleaners are emailed tomorrow's cleans.
• When a booking is cancelled after someone took its clean, Planning says so, and a cancellation fee can be paid.
• Jobs & pay: every finished clean with who, which stay, the hours and the cost. Pay is set per person (payroll, per clean or per hour), and Mark paid books the expense in Financials.
• Outside cleaners work from a job link on their phone, with no app and no password. Once a cleaning company works for more than one manager, it gets its own Cleaning jobs app, connected to yours.

Inventory

Linen, consumables and equipment per unit

• Set each unit's linen, consumables and equipment once and place them in its rooms. Units of a property share one item list, and the checklist counts against it.
• Stock: storeroom counts per property against a target. Linen: usable pieces against a target, by colour group.
• A purchase list collects anything a cleaner couldn't restock and tops each item up to its target. A room not fully stocked shows Low stock until it is refilled.
• Stained, lost and broken items are logged with exact counts and wait here. For a lost or broken piece: charge the departing guest, write it off, or mark it found. To get something repaired, use Report issue.

OPERATIONS: MAINTENANCE

Working equipment, every repair followed to the end

Problems are reported from the cleaning checklist, the inspection or the desk, given to your own handyman or a contractor, and followed until they are done, paid and in the books.

Maintenance

Repairs, regular maintenance and bigger work, from report to paid

• Jobs · Planning · Materials · Team · To pay. The Jobs board has Repairs, Regular maintenance, Bigger work and Setup.
• Each job has a category, a priority from Low to Urgent, a 'Due by' date, photos, and who does it: in-house (on their My tasks) or a contractor (on their job link or own app).
• Each job shows its stage and its next step; counters show what needs a decision, what is late and what is to pay.
• Cleaners, inspectors and reception tap Report issue, with a photo. The job is given to the person set for that kind of work in Who does what.

Contractors and follow-up

Send it, hear back, follow up

• Giving a job to someone outside opens a ready message by WhatsApp, SMS or email with their private job link. They answer 'I'll do it' or 'Can't do it'.
• Jobs with no answer after a set number of hours (sooner for urgent ones) come back under Follow up, with Remind and Give to….
• Team: everyone who does maintenance, with their open, late and owed jobs, and their last 90 days: jobs done, on time, and how fast they answer.
• Once a contractor works for more than one manager, it gets its own Work orders app, connected to yours; its updates are tagged 'via their app'.

Bigger work and regular visits

Quotes, approvals and visits that repeat

• Bigger work: a quote, an approval (yours, or the owner's in their app), start and end dates and a payment plan. It can close the house on the calendar, and bookings in the way are flagged.
• Regular maintenance: pool, A/C, garden, pest control and more, for one house, a property or every house, with who does it and the price per visit. The job is made a set number of days before it is due.
• Planning shows the next two weeks day by day: jobs due, bigger work starting and repeat visits. Late jobs and jobs with no date are listed apart.

Materials and paying

From the shopping list to the books

• Materials: To buy · On the way · Arrived · Suppliers. Send the list, or one supplier's order, by WhatsApp; materials bought for a job add to its cost.
• To pay: finished jobs, payments due on bigger work and materials, grouped by whom you pay. Each line marked paid becomes a maintenance expense in Financials.
• Your time on a job and a markup on the contractor's cost can go on the owner's statement, under each owner's maintenance terms.

REVENUE MANAGEMENT

Price against the market, sell on every channel

Pricing, distribution, payment and accounting are one chain. A rate set in the admin flows through to the booking site, the booking, the WhatsApp assistant's quotes and the owner's statement without being entered twice.

Pricing

A rule-based rate engine, one price everywhere

• Each night starts from the unit's base rate (or a whole property's own rate), or, with Market data, from the market. Static rules for seasons and dates go on top: the first match wins, and they never add up.
• Two raises: a weekly uplift as your own units fill up and, with Market data, 'When competitors fill up'. Two discounts: turnover-day and last-minute; a night only ever gets the deeper one.
• Turnover-day covers the night before an arrival or after a checkout, for gaps of at least a length you set; one-night gaps never qualify. Last-minute covers tonight plus a window of up to 30 days.
• A floor and ceiling per unit always hold, and 'How a night's price is made' spells out the order. A discount can carry a website message, so your site shows it as an offer.
• The calendar, new bookings, Reception, the website and the WhatsApp assistant quote the same price, with the reason in a tooltip. Bookings already made keep theirs.
• Add-ons and packages have their own tab, priced per booking, visit, night or guest, per unit or property. Cleaning visits sold with a stay go to Housekeeping.

Market data

What comparable places charge, night by night (an agent)

• Pick the places each unit competes with on Booking.com or Airbnb, up to 15 across the business. They are looked up several times a day.
• Night by night, your price beside the market's: what free rooms ask ('On offer'), an estimate of what sold rooms went for ('Selling at'), how full they are and how far ahead they are booked.
• A market rule per unit suggests a price: the market, above or below by an offset you set, raised on busy nights. Switch a unit to 'From the market' and each night starts from it.
• 'When competitors fill up' raises your own price on nights the comparables are full: 15% at 80% full by default. Only how full they are counts, never what they charge.
• Free up to an allowance during the beta; after the beta, $19 a month plus price checks. Switched on when you ask.

REVENUE MANAGEMENT

Sell on every channel, and what is still to come

Workers keep the booking platforms and your own booking site in step with the admin. Below them, an honest list of what the platform does not do yet.

Channels and your booking site

Workers that keep you in step

• Calendar sync with Airbnb, Booking.com and Expedia: each listing's calendar comes in every 15 minutes and blocks those dates, and 'Sync now' pulls at once. Set up in Settings → Channels, with a guide for each.
• A secure calendar feed per unit, and per whole property listed as one, so your direct bookings and closures close those dates on the OTAs. Feeds never carry guest personal data.
• Cancellations on a channel free the dates up again, and what reception adds to an OTA stay (name, payments, check-in) survives every sync.
• Your own booking site comes with the Website traffic worker: a booking plugin on your website, or a site we build and host, quoted case by case. It reads the admin's prices, offers and free nights live.
• Workers are free during the beta, then $9 a month each, and each needs some setting up.

Current limitations

Where the platform stands today, and what's on the roadmap

• Prices follow the rules you set, and only the rules you switch on. There is no demand forecasting.
• Market data comes from what Booking.com and Airbnb show publicly. 'Selling at' is an estimate; real transaction prices aren't known.
• No rate push to OTAs. Channel sync covers availability only; rates and promotions are managed in each extranet, so rate parity is manual.
• Sync delay. OTAs poll calendar feeds every few hours, so two channels can occasionally sell the same night. A full two-way channel manager connection is designed but not yet built.
• Fee data depends on imports. Without Airbnb's earnings export, platform fees are estimated: 15% for Airbnb, Booking.com and Expedia, 8% for Vrbo.
• No forecast of demand yet. Performance shows the next twelve months as they stand on the books, the same day last year and the nights picked up in the last 7 and 28 days, but nothing predicts the nights still to come.
• Booking sites are built for each property: names, prices and free nights come from the admin, page text from the site. No promo codes, and no card deposit inside the booking window on property-management sites yet.

MONEY AND OWNERS

From the guest's payment to the owner's statement

Most of the books write themselves from bookings, payments, paid cleans and repairs. What has no booking behind it is entered once or imported, and owner statements, reports and tax build from the same events.

Financials

The full financial picture, mostly derived

• Revenue recognised per night of stay, cash on the day it arrives. Refunds, IVA, platform and card fees are recorded automatically, and so are paid cleans and repair costs charged to owners.
• Import Airbnb's earnings export (Transaction history) in Settings → Import: once a booking's payout is recorded, its real fee replaces the 15% estimate. Stays already over come in as history only.
• Enter what has no booking behind it (utilities, supplies, owner payouts, bank fees), or import past transactions from your own Excel book or a bank statement. Supplier invoices forwarded by email land in Events to review.
• Views: Events (with the KPI tiles), Performance (occupancy, ADR, RevPAR, the next twelve months on the books with pace and pickup), Plan (where you stand, a projection with its levers, the work it takes, the deal with the owner), Owner statements, By property (month by month, with budgets), Projects, Tax report, Platforms, Expenses, Facturas and Ledger.
• Filter by period, property, owner and entry type; each tab shows only the filters its numbers follow. Export Events to CSV.

Owners

One owner per property, one clear statement each

• Owners live under Properties → Owners: contact details, payout account and currency, your commission, and what you do for them (full service, rental management, co-hosting or marketing only).
• What you do changes the app: units the owner cleans leave Housekeeping, and bills you pay can go on their statement. The agreement is written from it and accepted online.
• Statements per owner and currency: cash received, refunds, channel and card fees, your commission, charges, net to owner, paid to date and outstanding. Pay out records each payout.
• Statements reflect cash actually received, so a half-paid stay shows as half-paid. No commission is taken on charges.

Owner reports and the owner app

What the owner sees

• A monthly or yearly owner report to print or save as PDF: income, costs, net and occupancy, month by month with charts, each stay with its fees, and a card per property.
• 'What we did for you' lists the work behind the fee: bookings, stays, check-ins, cleans, repairs and bills paid.
• A free owner app (My properties): the same report, plus stays, costs, maintenance and payouts, and «Looking ahead»: the next twelve months as booked today, against the year's plan and last year.
• You choose what each owner sees; guest names are off by default. Basic includes one owner, Pro every owner you manage.

Costa Rica ready

IVA ready for the D-150, invoices sent to Hacienda

• A monthly IVA report for the D-150, with IVA owed in the month the payment was received. A balance still unpaid at checkout falls in the checkout month; IVA on stays the owner collects stays out.
• Events reminds you to file last month's IVA by the 15th until you mark it filed, and, if you set them, recurring costs until they are logged.
• Electronic invoices (v4.4): facturas and tiquetes from a booking or stay, signed and sent to Hacienda, and emailed once accepted. Credit notes cancel one; suppliers' invoices are accepted or rejected.
• Log a purchase invoice (FEC) you issued in TRIBU-CR, with its IVA portion worked out for you. The app prepares the figures; check them with your accountant.

GUEST COMMUNICATION AND EXPERIENCE

Keep guests informed, and give them more to look forward to

Choose the emails you want, and they go out at their moment under your business's name, with the property's name at the top. Payment messages carry the guest's own pay link. On guest websites fully integrated with Chasing the Moon, guests can also see their stay and plan their days.

Automatic emails

The right email at every step of the stay

• Ten ready-made emails: booking confirmation, deposit request, a friendly note before the stay, balance due, pre-arrival, welcome, checkout thank-you, review request, receipt, and cancellation or change.
• Each is off until you switch it on in Messages → Templates. Once on, they go by themselves as the booking moves. Deposit and balance emails go out only once online payments are set up, with the guest's pay link.
• Two steps stay with your team: reception sends the welcome email, with the signed conditions, from check-in; the review request goes a week after checkout to the guests ticked at checkout.
• Edit each email's wording and preview it on a sample stay in English or Spanish, or send the whole chain to your own inbox. Choose the background colour, font and text colour.
• Guests are greeted by first name, from the name on the booking. The review request carries a 'Leave a review' button when you set your review link.
• Sent under your workspace's name from your address on Chasing the Moon's mail domain, with your contact email in every email. Each one is kept on the guest's file.

WhatsApp assistant

An agent on your business's WhatsApp number

• Your team asks it for today, tomorrow or what is pending, by text or voice note, and can get a morning briefing. With AI on, it answers questions about money, occupancy and guests, and books a stay once confirmed.
• Guests who write to your WhatsApp land in Messages, and your team replies from the app. After WhatsApp's 24-hour window, a ready template message reopens the conversation.
• Three automatic guest messages, each off until you switch it on: ask for the arrival time, say the unit is ready, remind about a payment due. Never sent to Airbnb or Booking.com bookings.
• Cleaners and maintenance people can ask for their day, and report a problem with a photo, which becomes a repair job.
• Free up to an allowance during the beta; after the beta, $19 a month plus WhatsApp messages and AI answers.

GUEST COMMUNICATION AND EXPERIENCE

A stay to look forward to

Only available on guest websites fully integrated with Chasing the Moon: guests see their stay and plan their days, and the concierge turns their plans into bookings with your providers.

Guest portal and trip planner

Only available on guest websites fully integrated with Chasing the Moon

• Every booking, with or without a site, has its own pay link: the guest sees the unit, dates and what is due now, and pays by card or SINPE Móvil, no account needed.
• The portal and planner are only available on guest websites fully integrated with Chasing the Moon; we build one case by case. Guests sign in with a password-free email link, sent when the email matches a booking.
• 'Your stay' shows the booking in full: dates, unit, package, total, deposit paid, balance due with its due date, and every payment.
• A map-based trip planner: guests build their days with your places and experiences, let it plan them, open the route in Maps and send the days to your concierge.

Concierge

Included in both plans

• A directory of tour operators, providers (who run the activities), experiences and points of interest. An operator's page shows this year's bookings and revenue; a provider's page, what you owe each other.
• Points of interest (beaches, waterfalls, viewpoints, trails, towns and more) are added once and shown on the guest map; changes reach the site by themselves.
• Journeys shows every upcoming stay day by day, with the guest's own plan. Each activity goes from requested to confirmed, with the WhatsApp to the provider already written.
• Confirmed activities go on the guest's bill at checkout. Payouts shows what you owe each provider and the commission each owes you; marking one paid records it in Financials.

PLATFORM

Set up once, grow at your own pace

The foundation every module stands on: your properties, your people and your brand. Basic holds up to 3 properties and 1 owner; Pro holds as many as you manage.

Properties and units

Your portfolio, structured

• Each property is a whole house (one bookable place) or a property with units booked separately, which can also be booked whole at its own rate.
• Each has its photo, address and map point, bedrooms, baths, size, how many it sleeps, amenities, a colour and its owner: your own company, or an outside owner you manage for.
• Per-property policies: check-in and check-out times, daily cleaning of occupied rooms (off by default), and when tomorrow's cleans appear for planning.
• Units sit under Properties → Units, each with its colour, base price and price limits. A unit with bookings is closed, not deleted.
• Rename a unit in the admin, and your site's booking window, receipts and requests use the new name.

Users and roles

The right screens for the right people

• Add a person as a manager, in-house staff or outside help, by position: front office, head housekeeper, receptionist, housekeeper, technician, cleaner, handyman and more. Their position sets what they open; admins see everything.
• Editing the calendar and maintenance schedules stays with admins and the general manager.
• People sign in with a username and their own password. An invite by email or WhatsApp lets them choose it; it works once, for 7 days, and doubles as a password reset.
• On a shared computer nothing is kept, and the session locks after 15 minutes without use. Outside cleaners and contractors work from a job link, with no sign-in.
• Users → Activity records who changed what, and when; Connections shows how each person reaches the app. On request, guest details are kept off housekeeping and maintenance phones.

Team

Who works when, and what you owe them

• A week view of everyone's schedule and absences.
• Absences (vacation, sick leave, permissions, maternity) with their effect on pay and the vacation days left.
• What you owe your people each month: salaries, commission (a share of management fees included), bonuses, cleans and coordination time, with Mark paid, in colones, dollars or euros.
• A Labor law tab for Costa Rica: schedule checks, the year's feriados and what someone is owed when they leave.

Email and settings

Your brand, your place

• Guest emails go out under your workspace's name from your address on Chasing the Moon's mail domain, headed with the property booked.
• The whole app is bilingual, English and Spanish: each person picks their language and 12- or 24-hour time in Preferences.
• Settings → General: workspace name, logo (with a light version for the dark top bar), app icon, top-bar colour and working currency (dollar, colón or euro). Location sets the time zone every date follows, Costa Rica by default.
• Your own web address on request, a copy of all your data emailed daily, weekly or monthly, and Billing: your plan, add-ons, card and invoices.

GETTING STARTED

Bring what you have, and find your way

A new workspace shows its first steps, takes your spreadsheets, and explains each page the first time you open it.

Bring your data

Import, with help on offer

• Settings → Import takes Excel, CSV, a paste from Sheets, or Airbnb's and Booking.com's exports: properties and units, bookings, guests and phone contacts, owners, cleaners and contractors.
• Every row is reviewed before it comes in, nothing is emailed to imported guests, and an import can be undone for 14 days.
• Stays the calendar sync already brought are filled in, never added twice. Past stays come in as guest history, outside Financials.
• Past money comes from your own books: Settings → Import → Import past transactions (or the import button under Financials → Ledger), from Excel or a bank statement. 'Match payments from your books' ties it to the stays it paid.
• Prefer a hand? 'We can help: schedule a call' sits on the import screen.

First steps and guides

The app shows you where to begin

• Get started, on Home: five steps that tick themselves (properties and units, bookings, guests and providers, Airbnb and Booking.com, your team). Skip the ones that don't apply.
• A Guide on every tab and sub-tab, shown the first time you open it: what it is for, where to start and what it works with.
• New properties and bookings are added step by step, and new owners and people one question at a time.

Simple or In depth

Your work as cards, or every tab

• Simple shows your work as cards with live counters, grouped on Home into Front desk, Back office, Management and Setup. In depth shows every tab.
• Until you choose, a phone opens Simple and a computer In depth. Switch from the top bar or Account → Preferences.
• Every manager page has a phone layout; the boards show one column at a time with a bottom bar, and the widest financial tables still read best on a computer.

What's new and suggestions

Built with you, during the beta

• Tap the version at the top of the app to read What's new.
• Send a suggestion or report a problem from there, with a screenshot if you like, and follow what your team sent and our replies.

PLANS

Free while we build it, then two plans

Hotels, guesthouses and rentals run for owners use the same app on the same plans. Everything is free during the open beta; prices start after it, with 30 days' notice, in US dollars.

Basic and Pro

Pick a plan; every module is included

• Basic: up to 3 properties and 1 owner, with the front desk, bookings, calendar, housekeeping, maintenance, guests, financials and owner statements.
• Pro: everything in Basic, with unlimited properties and owners, each owner with their free app, and priority support.
• Every paid plan starts with a 7-day free trial, and you can change plans anytime.
• Every other module is included: restaurant, concierge, pricing, inventory, email templates and more. If one is off, an admin asks for it from Home, and we turn it on.
• Set modules up yourself, or we set them up with you for a one-off fee.

Workers

Connections we run or set up for you

• Channels: Booking.com, Airbnb and others kept in sync.
• Website traffic: a booking plugin on your website, or a site we build and host (quoted case by case).
• Social: Instagram and Facebook.
• Free during the beta, then $9 a month each. Each needs some setting up.

Agents

AI that works for you

• The assistant answers your team on WhatsApp. Guests' messages land in Messages with a short automatic note back.
• Market data: the prices of comparable listings nearby, night by night.
• During the beta they are free up to an allowance; beyond it, WhatsApp messages, AI answers and price checks are charged at what they cost us. After the beta, $19 a month each, plus that use.

Free apps around you

For the people you work with

• Owners: a free owner app, by your invitation, with their properties, stays, costs, maintenance and payouts.
• Cleaners and contractors: job links on their phone, with no app and no password.
• Cleaning companies that work for more than one manager: their own Cleaning jobs app, with every client's cleans, their team's logins, pay and supplies.
• Maintenance contractors that work for more than one manager: their own Work orders app, with the jobs every manager sends them.

See the plans and try it at join.chasingthemoon.org. If you have properties to plan for, write to us: hello@chasingthemoon.org

DE UN VISTAZO

Un solo espacio para toda la operación

Casi todo el trabajo que mantiene una propiedad en marcha pasa sin que nadie lo vea: la rotación de las 11, la toalla que falta, la llave que gotea, el propietario que quiere saber qué entró el mes pasado. Chasing the Moon reúne ese trabajo en un solo lugar. Recepción, el equipo de limpieza, mantenimiento y la oficina ven el mismo panorama en vivo, y cada persona ve las pantallas que le abre su rol.

Todo conectado

Las reservas mueven la limpieza, la limpieza mueve el inventario, los pagos mueven la contabilidad. Nada se ingresa dos veces: al importar, se completan las estadías que ya trajo la sincronización del calendario, en vez de agregarlas otra vez.

Hecho para el teléfono

El personal de limpieza marca sus listas en el teléfono, y quien administra también puede llevar el día desde ahí: Calendario, Reservas, Finanzas y las demás páginas de gestión se adaptan al teléfono. En la computadora sigues viendo el mes entero de un vistazo.

Bilingüe

Toda la interfaz funciona en inglés y en español, y cada persona elige su idioma. Los correos a huéspedes salen en inglés o en español, en el idioma en que el huésped reservó en tu sitio.

Varias propiedades

Maneja varias propiedades, cada una alquilada entera o por unidades, con propietario, color, horas de entrada y política de limpieza propios. Básico admite hasta 3 propiedades y 1 propietario; Pro no tiene límite.

En vivo para todo el equipo

Los cambios llegan a cada dispositivo abierto, de modo que recepción ve que una habitación queda lista en cuanto se aprueba. Sin señal, el trabajo sigue y se envía cuando vuelve la conexión.

Modular

Todos los módulos vienen incluidos en el plan, y activamos los que tu negocio necesita. Un módulo sin activar aparece en gris en Inicio: tócalo para ver qué hace y pedirlo. Solo las conexiones y los agentes se cobran aparte.

Qué incluye

Recepción y reservas

Recepción · Reservas · Mensajes · Huéspedes

Planificación

Calendario · Cierres · Turnos y días libres · Limpiezas profundas y mantenimiento ligero

Operaciones

Ama de llaves (cuadrillas, planificación, trabajos y pagos) · Inventario · Mantenimiento

Gestión de ingresos

Reglas de precio · Extras y paquetes · Enlaces de pago para huéspedes (tarjeta o SINPE Móvil)

Dinero y propietarios

Propietarios · Estados de propietarios e informes · Finanzas · Importar reservas con la comisión real de Airbnb · Reporte de impuestos (D-150) · Comprobantes electrónicos · Libro de cuentas

Huéspedes

Plantillas de correos automáticos · Conserjería y planificador de viaje · Portal del huésped (solo disponible en sitios web para huéspedes integrados por completo con Chasing the Moon)

Plataforma

Propiedades y unidades · Usuarios y roles · Personal (horarios, ausencias, pagos) · Correo con tu marca · Ajustes

Primeros pasos

Importa tus datos · Una guía en cada pestaña · Vistas «Simple» y «En detalle» · Novedades y sugerencias

Complementos

Conexiones: Canales (sincronización de calendario con las OTA) · Tráfico web (tu sitio de reservas) · Redes sociales. Agentes: Asistente de WhatsApp · Datos de mercado

Apps gratis para tu entorno

App de propietario · Enlaces de trabajo para limpiadoras y contratistas · App de Limpiezas · App de Órdenes de trabajo

RECEPCIÓN Y RESERVAS

Mira quién está, quién llega y quién se va

Recepción es el día; Reservas, cada reserva; Huéspedes, cada persona; Mensajes, cada conversación. Juntos reemplazan la pizarra, la hoja de cálculo y el cuaderno del mostrador.

Recepción

El tablero operativo del día

• Llegadas, salidas, huéspedes en la casa y rotaciones del mismo día, en una sola vista. Quien ya debía haber entrado o salido se marca como Atrasado.
• Cada propiedad muestra cuántas de sus unidades están ocupadas esta noche. Una propiedad que alquilas completa, o una casa de una sola unidad, también tiene un encabezado con su foto, sus especificaciones y una lista de notas para marcar como hechas.
• Registra entradas y salidas. La entrada guarda la identificación del huésped (las fotos quedan en privado), su nacionalidad y su firma aceptando tus condiciones; la salida avisa si queda un saldo pendiente.
• Cada unidad muestra en vivo el avance de su limpieza, reflejado desde Ama de llaves, y una limpieza terminada se puede revisar desde recepción.
• Solicita directamente desde recepción una limpieza (urgente o de rutina), un repaso o la limpieza de toda la propiedad, reporta una reparación o deja una nota para el siguiente turno. Las reservas sin cita también se hacen desde aquí.
• Hoy en mi teléfono: un enlace QR abre el día en el teléfono de un gerente, sin app y sin iniciar sesión.

Reservas

Cada reserva, venga de donde venga

• Crea, edita y cancela estadías por unidad o para toda la propiedad en tres pasos (estadía, extras y precio, pagos), dejando registrados el origen y cómo te contactó el huésped.
• La detección de conflictos evita reservar dos veces una unidad, incluidas las estadías de propiedad completa. Las reservas del sitio web y de WhatsApp siguen la misma regla.
• Las fechas que se cruzan con un cierre planificado no se pueden reservar: primero cambia o quita el cierre. Una estadía que ya existía y queda dentro de un cierre creado después se marca en el calendario.
• Una reserva nueva puede enviarle al huésped por correo un enlace de pago del depósito o del total, con fecha límite. Los pagos con tarjeta o SINPE Móvil a través de Tilopay se registran solos en la reserva.
• Los pagos se registran en la reserva, así que una estadía pagada a medias aparece como pagada a medias en todas partes: en las barras del calendario, en Pendiente y en el perfil del huésped.
• Arriba ves las estadías nuevas de Airbnb, Booking.com o tu sitio web, y las cancelaciones hechas en Airbnb o Booking.com, desde la última vez que miraste. Una estadía que la sincronización trae dos veces se enlaza, o se marca con las opciones dejar una, mover o mantener las dos.

RECEPCIÓN Y RESERVAS

Cada huésped, cada conversación

Huéspedes reúne a todos los que reservaron contigo; Mensajes, cada conversación, con tus huéspedes y con quienes trabajas.

Huéspedes

Un directorio de huéspedes con memoria

• Todos los que reservaron (hospedados, por llegar o que ya estuvieron), con sus datos de contacto, cada estadía con lo cotizado, lo pagado y lo pendiente, y su valor total.
• Quienes escribieron pero aún no reservan están en Prospectos, guardados desde Mensajes o agregados a mano. Pasan solos a Huéspedes cuando reservan.
• Etiquetas y notas de preferencias, más lo que el huésped escribió en el formulario de reserva. Los hospedados y las próximas llegadas quedan fijos arriba.
• Una ficha por persona: los posibles duplicados se marcan con Combinar, y al combinar no se pierde nada.
• Estadísticas: estancia media, tamaño del grupo, huéspedes que repiten, con cuánta anticipación reservan, de dónde vienen y cómo te encontraron.

Mensajes

Una bandeja para todas las conversaciones

• Cada correo enviado a un huésped (cuál, cuándo, si llegó o no), los WhatsApp de los huéspedes y las conversaciones con tus propietarios, empresas de limpieza y contratistas, en un solo lugar.
• Un número o correo nuevo se puede vincular a un huésped o a una reserva, o guardar como nuevo huésped.
• Las notas del equipo y la marca ámbar «Cuidado» o roja «No aceptar» pasan con el huésped a Huéspedes.
• Responde desde la app los WhatsApp de los huéspedes con el agente Asistente de WhatsApp. Las plantillas de correo se abren desde la misma barra.

PLANIFICACIÓN

Mira todo el mes antes de que suceda

El Calendario es la vista general del mes. Superpone casi todo lo que tiene fecha en el espacio de trabajo: en una misma pantalla ves un día con muchas salidas, una visita de mantenimiento y el día libre de un gerente. Las limpiezas y reparaciones de las próximas dos semanas se planifican en Ama de llaves y Mantenimiento.

Calendario

Una vista de todos los módulos, capa por capa

• Capas que activas y desactivas: estadías, limpieza, limpiezas profundas, mantenimiento ligero, mantenimiento, cierres, vacaciones, turnos y notas, cada una con su total del mes. Una capa financiera, desactivada por defecto, marca el vencimiento del IVA el día 15 y tus recordatorios de gastos.
• Una cuadrícula del mes, unidad por unidad: estadías en gris neutro, limpieza en azules (repaso, limpieza, mantenimiento ligero, limpieza profunda), mantenimiento preventivo pendiente en rojo. Cuando dos cosas caen el mismo día, la fila se divide y nada queda tapado.
• Cada limpieza muestra a quién está asignada, o «Falta limpiador».
• Un plan del día por cuadrilla ordena el trabajo: las rotaciones esperan la hora de salida, y un ⚠ avisa si alguna terminaría después de la hora de entrada.
• Toca un día: primero lo que requiere atención, luego un grupo por capa, y cada fila se abre en su lugar de origen. En el teléfono, el mes se lee como una lista de días.
• Exporta las capas que tienes activas al calendario de Google, Apple u Outlook en un archivo .ics puntual.

Cierres, turnos, días libres y notas

El lado humano del plan

• Cierres de una sola unidad, de una propiedad o de todo, que se muestran con un fondo a rayas para que el trabajo planificado durante el cierre se siga viendo encima.
• Un cierre bloquea nuevas reservas en el panel, en tu sitio web y a través del asistente de WhatsApp, y aparece como no disponible en los enlaces de calendario de los canales. Aprobar una estadía del propietario, o un trabajo mayor que cierra la casa, agrega uno por ti.
• Los turnos muestran quién del equipo trabaja y cuándo, con horario opcional y un puesto («Luccia - Recepción»). Un turno puede repetirse cada semana, y «Eliminar este y los siguientes» termina la serie.
• Días libres por persona y tipo (vacaciones, incapacidad, día personal y otros), además de notas con fecha y texto libre. Un turno en un día libre se marca como «Falta cubrir», y un día libre retira a un limpiador de planta de sus limpiezas.
• Los administradores y el gerente general pueden editar. Recepción y los jefes de área ven el calendario en modo de solo lectura; el personal de limpieza y mantenimiento ve, en cambio, sus turnos y días libres en su propia pantalla.

Limpiezas profundas y mantenimiento ligero

Cuidado periódico que no se olvida

• Se configura por unidad en Ama de llaves: cada cierto número de días, un día fijo de la semana o flexible. Las unidades sin ajuste propio siguen los valores por defecto del calendario: limpieza profunda cada 90 días, mantenimiento ligero cada 30.
• La limpieza profunda solo se planifica en un día sin ningún huésped; el mantenimiento ligero se acomoda a los huéspedes dentro del horario del cuidado (08:00 a 17:00 por defecto). Si le cae encima una reserva nueva, lo planificado se mueve automáticamente.
• Las unidades flexibles muestran un discreto aviso «Sin planificar». Los administradores y gerentes lo tocan para elegir una fecha y, si quieren, quién lo hace; si los huéspedes no dejan espacio ese día, se rechaza y se indica el motivo.
• Mueve una fecha planificada arrastrándola en la computadora, o con «Mover a…» en el teléfono.

OPERACIONES: AMA DE LLAVES

Habitaciones limpias y estantes surtidos

En Ama de llaves, todo se organiza automáticamente a partir de las reservas. El equipo trabaja desde el teléfono o un enlace de trabajos, cada limpieza se inspecciona y deja un registro de lo usado, manchado, faltante o dañado.

Limpieza

Una lista que se arma sola, con tareas por marcar e inspección

• «Por limpiar» se arma solo con las reservas del día, las solicitudes de recepción y las limpiezas que reservaron los huéspedes. Con más de una propiedad, se agrupa por propiedad, con el estado de cada una y sus reparaciones abiertas.
• Dentro de cada propiedad: primero las limpiezas urgentes, luego las rotaciones, las limpiezas de entrada y de estadía, los repasos para las llegadas de mañana y las limpiezas de salida, en el orden del plan del día. Con una sola propiedad, la lista se agrupa por tipo de limpieza.
• Cada limpieza tiene la lista que le corresponde, armada habitación por habitación para cada unidad: la limpieza de salida deja la unidad lista para recibir huéspedes; las de rotación, entrada y estadía suman las tareas de repaso.
• Las unidades ocupadas reciben una limpieza de estadía cuando se solicita. La limpieza diaria de habitaciones ocupadas se activa por propiedad y viene apagada por defecto.
• Listas de lencería, consumibles y equipamiento que se marcan con un toque, pieza por pieza, con conteos en vivo. La limpieza se envía a inspección; quien revisa la aprueba o la devuelve, y una unidad devuelta conserva su avance.
• Cada limpieza deja un reporte en Usuarios → Actividad: quién limpió, qué tipo de limpieza fue, qué tan completa quedó y todo lo que se marcó.

Planificación, cuadrillas y pagos

Quién limpia qué, y cuánto les debes

• Cuadrillas: agrupa a tus limpiadores y dale a cada cuadrilla sus casas. Cada limpiador ve solo las casas de sus cuadrillas.
• Ama de llaves → Planificación muestra las limpiezas de las próximas dos semanas y quién tiene cada una: confirmada, esperando respuesta, rechazada o nadie, y «Limpiando ahora» cuando alguien empieza. Asigna una limpieza a alguien o mándale su enlace por WhatsApp.
• Las limpiezas sin nadie para hoy o mañana aparecen arriba en Ama de llaves → Limpieza, con «Dar a…» o un enlace de oferta abierta: se la queda el primero que acepte. A la hora que definas, los limpiadores externos reciben por correo las limpiezas de mañana.
• Si se cancela una reserva cuya limpieza alguien ya había tomado, Planificación lo avisa y se le puede dar un pago por cancelación.
• Trabajos y pagos: cada limpieza terminada, con quién la hizo, la estadía, las horas y el costo. El pago se define por persona (planilla, por limpieza o por hora), y «Marcar pagado» registra el gasto en Finanzas.
• Los limpiadores externos trabajan desde un enlace de trabajos en su teléfono, sin app ni contraseña. Cuando una empresa de limpieza trabaja para más de un administrador, recibe su propia app Limpiezas, conectada a la tuya.

Inventario

Lencería, consumibles y equipamiento por unidad

• Define una sola vez la lencería, los consumibles y el equipamiento de cada unidad, y ubícalos en sus habitaciones. Las unidades de una propiedad comparten una lista de artículos, y los conteos de cada limpieza se comparan con esa lista.
• Existencias: conteo de bodega por propiedad contra un objetivo. Lencería: piezas utilizables contra un objetivo, por grupo de color.
• Una lista de compras reúne lo que un limpiador no pudo reponer y completa cada artículo hasta su objetivo. Una habitación que no quedó surtida del todo queda marcada con poco inventario hasta que se reponga.
• Los artículos manchados, perdidos o dañados se registran con su conteo exacto y esperan aquí. Para una pieza perdida o dañada: cóbrasela al huésped que sale, dala de baja o márcala como encontrada. Para mandar a reparar algo, usa «Reportar problema».

OPERACIONES: MANTENIMIENTO

Equipos que funcionan, cada reparación seguida hasta el final

Los problemas se reportan desde la lista de limpieza, la inspección o la recepción, se asignan a tu propio encargado de mantenimiento o a un contratista, y se les da seguimiento hasta que estén hechos, pagados y en la contabilidad.

Mantenimiento

Reparaciones, mantenimiento regular y trabajos mayores, del reporte al pago

• Trabajos · Planificación · Materiales · Equipo · Por pagar. El tablero de Trabajos tiene Reparaciones, Mantenimiento regular, Trabajos mayores y Configuración.
• Cada trabajo tiene categoría, prioridad de Baja a Urgente, fecha «Para el», fotos y quién lo hace: alguien interno (en Mis tareas) o un contratista (en su enlace de trabajos o su propia app).
• Cada trabajo muestra su etapa y su siguiente paso; los contadores muestran lo que está por decidir, lo atrasado y lo que está por pagar.
• El personal de limpieza, inspección y recepción toca «Reportar problema», con una foto. El trabajo se asigna a la persona definida para ese tipo de trabajo en Quién hace qué.

Contratistas y seguimiento

Envíalo, recibe respuesta, dale seguimiento

• Asignar un trabajo a alguien externo abre un mensaje listo para enviar por WhatsApp, SMS o correo con su enlace privado de trabajos. La persona responde «Lo hago» o «No puedo».
• Los trabajos sin respuesta tras un número definido de horas (antes si son urgentes) vuelven a Seguimiento, con «Recordar» y «Dar a…».
• Equipo: todos los que hacen mantenimiento, con sus trabajos abiertos, atrasados y por pagar, y sus últimos 90 días: trabajos hechos, cuántos a tiempo y qué tan rápido responden.
• Cuando un contratista trabaja para más de un administrador, tiene su propia app, Órdenes de trabajo, conectada a la tuya; sus avances llevan la etiqueta «desde su app».

Trabajos mayores y visitas regulares

Cotizaciones, aprobaciones y visitas que se repiten

• Trabajos mayores: una cotización, una aprobación (tuya, o del propietario en su app), fechas de inicio y de fin, y un plan de pagos. Puede cerrar la casa en el calendario, y se señalan las reservas que chocan.
• Mantenimiento regular: piscina, A/C, jardín, control de plagas y más, para una casa, una propiedad o todas las casas, con quién lo hace y el precio por visita. El trabajo se crea un número definido de días antes de su fecha.
• Planificación muestra las próximas dos semanas día a día: trabajos que vencen, trabajos mayores que empiezan y visitas repetidas. Los trabajos atrasados y sin fecha se listan aparte.

Materiales y pagos

De la lista de compras a la contabilidad

• Materiales: Por comprar · En camino · Llegó · Proveedores. Envía la lista, o el pedido de un proveedor, por WhatsApp; los materiales comprados para un trabajo se suman a su costo.
• Por pagar: trabajos terminados y pagos pendientes de trabajos mayores y materiales, agrupados según a quién le pagas. Cada línea marcada como pagada pasa a ser un gasto de mantenimiento en Finanzas.
• Tu tiempo en un trabajo y un recargo sobre el costo del contratista pueden ir al estado de cuenta del propietario, según los términos de mantenimiento de cada propietario.

GESTIÓN DE INGRESOS

Fija precios frente al mercado y vende en todos los canales

Precios, distribución, pagos y contabilidad forman una sola cadena. Una tarifa fijada en el panel de administración pasa a tu sitio de reservas, a la reserva, a las cotizaciones del asistente de WhatsApp y al estado de cuenta del propietario, sin tener que ingresarla dos veces.

Precios

Un motor de tarifas por reglas, un solo precio en todas partes

• Cada noche parte de la tarifa base de la unidad (o de la tarifa propia de una propiedad completa) o, con Datos de mercado, del mercado. Encima van reglas estáticas por temporada y fecha: gana la primera que coincide y nunca se suman.
• Dos subidas: un ajuste semanal a medida que se llenan tus propias unidades y, con Datos de mercado, «Cuando la competencia se llena». Dos descuentos: por día de rotación y de último minuto; una noche solo recibe el mayor.
• El descuento por día de rotación cubre la noche antes de una llegada o después de una salida, en brechas de al menos la duración que fijes; las brechas de una noche nunca califican. El de último minuto cubre esta noche y una ventana de hasta 30 días.
• El piso y el techo de cada unidad siempre se respetan, y «Cómo se forma el precio de una noche» detalla el orden. Un descuento puede llevar un mensaje para el sitio web, y así tu sitio lo muestra como oferta.
• El calendario, las reservas nuevas, Recepción, el sitio web y el asistente de WhatsApp cotizan el mismo precio, con el motivo al pasar el cursor. Las reservas ya hechas conservan el suyo.
• Los extras y paquetes tienen su propia pestaña, con precio por reserva, visita, noche o huésped, por unidad o por propiedad. Las limpiezas vendidas con una estadía pasan a Ama de llaves.

Datos de mercado

Lo que cobran lugares comparables, noche por noche (un agente)

• Elige los lugares con los que compite cada unidad en Booking.com o Airbnb, hasta 15 en todo el negocio. Se consultan varias veces al día.
• Noche por noche, tu precio junto al del mercado: lo que piden las habitaciones libres («En oferta»), un estimado de a cuánto salieron las que se vendieron («Vendidas a»), qué tan llenos están y con cuánta anticipación se reservan.
• Una regla de mercado por unidad sugiere un precio: el del mercado, por encima o por debajo según el ajuste que fijes, y más alto en las noches llenas. Pasa una unidad a «Del mercado» y cada noche parte de él.
• «Cuando la competencia se llena» sube tu propio precio las noches en que los comparables están llenos: por defecto, un 15% cuando llegan al 80% de ocupación. Solo cuenta qué tan llenos están, nunca lo que cobran.
• Gratis hasta un límite durante la beta; después de la beta, $19 al mes más las consultas de precios. Se activa cuando lo pidas.

GESTIÓN DE INGRESOS

Vende en todos los canales, y lo que aún está por venir

Las conexiones mantienen las plataformas de reservas y tu propio sitio de reservas sincronizados con la app. Más abajo, una lista honesta de lo que la plataforma aún no hace.

Canales y tu sitio de reservas

Conexiones que te mantienen al día

• Sincronización de calendarios con Airbnb, Booking.com y Expedia: el calendario de cada anuncio se importa cada 15 minutos y bloquea esas fechas, y «Sincronizar ahora» lo trae al instante. Se configura en Ajustes → Canales, con una guía para cada uno.
• Un enlace de calendario seguro por unidad, y por propiedad entera anunciada como una sola, para que tus reservas directas y cierres bloqueen esas fechas en las OTA. Los enlaces nunca llevan datos personales de huéspedes.
• Una cancelación en un canal libera de nuevo las fechas, y lo que recepción agrega a una estadía de OTA (nombre, pagos, check-in) se conserva tras cada sincronización.
• Tu propio sitio de reservas viene con la conexión Tráfico web: un complemento de reservas en tu web, o un sitio que hacemos y alojamos, cotizado caso por caso. Lee en vivo los precios, ofertas y noches libres de la app.
• Las conexiones son gratis durante la beta, luego $9 al mes cada una, y cada una requiere algo de configuración.

Limitaciones actuales

En qué punto está hoy la plataforma, y qué hay en la hoja de ruta

• Los precios siguen las reglas que defines, y solo las que activas. No hay pronóstico de demanda.
• Datos de mercado se basa en lo que Booking.com y Airbnb muestran públicamente. «Vendidas a» es una estimación; los precios reales de transacción no se conocen.
• No se envían tarifas a las OTA. La sincronización de canales cubre solo la disponibilidad; tarifas y promociones se manejan en cada extranet, así que la paridad de tarifas es manual.
• Retraso de sincronización. Las OTA consultan los enlaces de calendario cada pocas horas, así que de vez en cuando dos canales pueden vender la misma noche. Una conexión completa de doble vía con un gestor de canales está diseñada, pero todavía no se ha construido.
• Los datos de comisiones dependen de las importaciones. Sin la exportación de ganancias de Airbnb, las comisiones de las plataformas se estiman: 15% para Airbnb, Booking.com y Expedia, y 8% para Vrbo.
• Aún no hay pronóstico de demanda. Rendimiento muestra los próximos doce meses tal como están reservados, el mismo día del año pasado y las noches reservadas en los últimos 7 y 28 días, pero nada predice las noches que faltan por reservar.
• Los sitios de reservas se hacen para cada propiedad: nombres, precios y noches libres vienen de la app; los textos de las páginas, del propio sitio. Aún no hay códigos promocionales ni depósito con tarjeta en la ventana de reservas de los sitios de administración de propiedades.

DINERO Y PROPIETARIOS

Del pago del huésped al estado de cuenta del propietario

La mayor parte de la contabilidad se lleva sola a partir de reservas, pagos, limpiezas pagadas y reparaciones. Lo que no viene de una reserva se registra una vez o se importa, y los estados de cuenta de los propietarios, los informes y los impuestos salen de los mismos movimientos.

Finanzas

El panorama financiero completo, en su mayor parte calculado solo

• Los ingresos se reconocen por noche de estadía; lo cobrado, el día que entra. Reembolsos, IVA y comisiones de plataformas y tarjetas se registran solos, igual que las limpiezas pagadas y los costos de reparaciones cargados a los propietarios.
• Importa el reporte de ganancias de Airbnb (Historial de transacciones) en Ajustes → Importar: en cuanto queda registrado el pago de Airbnb por una reserva, su comisión real reemplaza el 15% estimado. Las estadías ya terminadas entran solo como historial.
• Registra lo que no viene de una reserva (servicios públicos, insumos, pagos a propietarios, comisiones bancarias) o importa movimientos pasados desde tu propio libro de Excel o un estado de cuenta bancario. Las facturas de proveedores reenviadas por correo llegan a Movimientos para que las revises.
• Vistas: Movimientos (con los indicadores clave), Rendimiento (ocupación, ADR, RevPAR, los próximos doce meses reservados con ritmo y pickup), Plan (dónde estás, una proyección con sus palancas, el trabajo que pide, el trato con el propietario), Estados de propietarios, Por propiedad (mes a mes, con presupuestos), Proyectos, Reporte de impuestos, Plataformas, Gastos, Facturas y Libro de cuentas.
• Filtra por período, propiedad, propietario y tipo de movimiento; cada pestaña muestra solo los filtros que afectan sus cifras. Exporta Movimientos a CSV.

Propietarios

Un propietario por propiedad, un estado de cuenta claro para cada uno

• Los propietarios están en Propiedades → Propietarios: datos de contacto, cuenta y moneda de pago, tu comisión y qué haces por ellos (servicio completo, administración de alquiler, coanfitrión o solo mercadeo).
• Lo que haces cambia la app: las unidades que limpia el propietario salen de Ama de llaves, y las cuentas que pagas pueden incluirse en su estado de cuenta. El contrato se redacta a partir de eso y se acepta en línea.
• Estados de cuenta por propietario y moneda: lo cobrado, reembolsos, comisiones de plataformas y tarjetas, tu comisión, cargos, neto al propietario, pagado a la fecha y por pagar. «Pagar» registra cada pago.
• Los estados de cuenta reflejan el dinero realmente recibido: una estadía pagada a medias aparece pagada a medias. Los cargos no llevan comisión.

Informes para propietarios y la app del propietario

Lo que ve el propietario

• Un informe mensual o anual para el propietario, para imprimir o guardar como PDF: ingresos, gastos, neto y ocupación, mes a mes con gráficos, cada estadía con sus comisiones y una tarjeta por propiedad.
• «Lo que hicimos por usted» detalla el trabajo detrás de la comisión: reservas, estadías, check-ins, limpiezas, reparaciones y cuentas pagadas.
• Una app gratuita para el propietario (Mis propiedades): el mismo informe, más estadías, gastos, mantenimiento y pagos, y «Lo que viene»: los próximos doce meses tal como están reservados hoy, frente al plan del año y el año pasado.
• Tú eliges qué ve cada propietario; los nombres de huéspedes están ocultos por defecto. Básico incluye un propietario; Pro, todos los que administres.

Listo para Costa Rica

IVA listo para la D-150, facturas enviadas a Hacienda

• Un reporte mensual de IVA para la D-150, con el IVA que se debe en el mes en que se recibió el pago. Un saldo aún pendiente a la salida cae en el mes de la salida; el IVA de las estadías que cobra el propietario queda fuera.
• Movimientos te recuerda declarar el IVA del mes anterior a más tardar el 15, hasta que lo marques como declarado, y, si los configuras, los gastos recurrentes hasta que se registren.
• Facturación electrónica (v4.4): facturas y tiquetes desde una reserva o estadía, firmados, enviados a Hacienda y, una vez aceptados, por correo. Una nota de crédito anula cualquiera de ellos; las facturas de proveedores se aceptan o se rechazan.
• Registra una factura de compra (FEC) que emitiste en TRIBU-CR, con su parte de IVA ya calculada. La app prepara las cifras; revísalas con tu contador.

COMUNICACIÓN Y EXPERIENCIA DEL HUÉSPED

Mantén informados a tus huéspedes y dales más ganas de llegar

Elige los correos que quieras: cada uno sale en su momento, a nombre de tu negocio y con el nombre de la propiedad arriba. Los mensajes de pago llevan el enlace de pago propio de cada huésped. En los sitios web para huéspedes totalmente integrados con Chasing the Moon, los huéspedes además pueden ver su estadía y planear sus días.

Correos automáticos

El correo indicado en cada paso de la estadía

• Diez correos listos para usar: confirmación de reserva, solicitud de depósito, una nota amable antes de la estadía, saldo pendiente, información previa a la llegada, bienvenida, agradecimiento de salida, solicitud de reseña, recibo y cancelación o cambio.
• Cada uno viene desactivado hasta que lo actives en Mensajes → Plantillas. Una vez activos, salen solos a medida que avanza la reserva. Los de depósito y saldo solo salen cuando los pagos en línea ya están configurados, con el enlace de pago del huésped.
• Dos pasos quedan en manos de tu equipo: recepción envía el correo de bienvenida, con las condiciones firmadas, desde el check-in; la solicitud de reseña sale una semana después del check-out, a los huéspedes marcados al salir.
• Edita el texto de cada correo y mira su vista previa con una estadía de ejemplo, en inglés o en español, o envía toda la secuencia a tu propio correo. Elige el color de fondo del correo, la tipografía y el color de texto.
• Se saluda a cada huésped por su nombre de pila, tomado de la reserva. La solicitud de reseña lleva un botón «Dejar una reseña» cuando configuras tu enlace de reseña.
• Salen a nombre de tu espacio de trabajo desde tu dirección en el dominio de correo de Chasing the Moon, con tu correo de contacto en cada uno. Cada envío queda guardado en la ficha del huésped.

Asistente de WhatsApp

Un agente en el número de WhatsApp de tu negocio

• Tu equipo le pregunta por hoy, por mañana o por los pendientes, con un texto o una nota de voz, y puede recibir el resumen de la mañana. Con IA, responde preguntas sobre dinero, ocupación y huéspedes, y reserva una estadía una vez confirmada.
• Los huéspedes que escriben a tu WhatsApp aparecen en Mensajes, y tu equipo responde desde la app. Pasada la ventana de 24 horas de WhatsApp, un mensaje de plantilla ya listo reabre la conversación.
• Tres mensajes automáticos a huéspedes, cada uno desactivado hasta que lo actives: preguntar la hora de llegada, avisar que la unidad está lista, recordar un pago pendiente. Nunca se envían a reservas de Airbnb ni de Booking.com.
• El personal de limpieza y mantenimiento puede consultar su día y reportar un problema con una foto, que se convierte en un trabajo de reparación.
• Gratis durante la beta hasta un límite de uso; después de la beta, $19 al mes, más los mensajes de WhatsApp y las respuestas de IA.

COMUNICACIÓN Y EXPERIENCIA DEL HUÉSPED

Una estadía que da gusto esperar

Disponible solo en sitios web para huéspedes totalmente integrados con Chasing the Moon: los huéspedes ven su estadía y planean sus días, y la conserjería convierte sus planes en reservas con tus proveedores.

Portal del huésped y planificador de viaje

Disponible solo en sitios web para huéspedes totalmente integrados con Chasing the Moon

• Cada reserva, tengas o no sitio web, tiene su propio enlace de pago: el huésped ve la unidad, las fechas y lo que debe pagar ahora, y paga con tarjeta o SINPE Móvil, sin necesidad de crear una cuenta.
• El portal y el planificador solo están disponibles en sitios web para huéspedes totalmente integrados con Chasing the Moon; los hacemos caso por caso. El huésped entra sin contraseña, con un enlace que le llega por correo si su dirección coincide con la de una reserva.
• «Tu estadía» muestra la reserva completa: fechas, unidad, paquete, total, depósito pagado, saldo pendiente con su fecha límite y cada pago.
• Un planificador de viaje sobre el mapa: el huésped arma sus días con tus lugares y experiencias o deja que el planificador lo haga por él, abre la ruta en Maps y envía los días a tu conserjería.

Conserjería

Incluida en ambos planes

• Un directorio de operadores turísticos, proveedores (que operan las actividades), experiencias y puntos de interés. La página de un operador muestra las reservas y los ingresos de este año; la de un proveedor, lo que le debes y lo que te debe.
• Los puntos de interés (playas, cataratas, miradores, senderos, pueblos y más) se agregan una vez y aparecen en el mapa del huésped; los cambios llegan solos al sitio.
• Itinerarios muestra cada próxima estadía día por día, con el plan del propio huésped. Cada actividad pasa de solicitada a confirmada, con el mensaje de WhatsApp para el proveedor ya redactado.
• Las actividades confirmadas se suman a la cuenta del huésped en el check-out. Pagos muestra lo que le debes a cada proveedor y la comisión que cada uno te debe; al marcar uno como pagado, queda registrado en Finanzas.

PLATAFORMA

Configúralo una vez y crece a tu ritmo

La base sobre la que se apoya cada módulo: tus propiedades, tu gente y tu marca. Básico admite hasta 3 propiedades y 1 propietario; Pro, todas las que administres.

Propiedades y unidades

Tu portafolio, ordenado

• Cada propiedad es una casa completa (un solo lugar reservable) o una propiedad con unidades que se reservan por separado, que también se puede reservar entera con su propia tarifa.
• Cada una tiene foto, dirección y punto en el mapa, habitaciones, baños, tamaño, capacidad, comodidades, un color y su propietario: tu propia empresa o un propietario externo para quien administras.
• Políticas por propiedad: horas de entrada y salida, limpieza diaria de habitaciones ocupadas (viene desactivada) y cuándo aparecen las limpiezas de mañana para planificar.
• Las unidades están en Propiedades → Unidades, cada una con su color, precio base y límites de precio. Una unidad con reservas se cierra, no se elimina.
• Si cambias el nombre de una unidad en el panel, la ventana de reservas de tu sitio, los recibos y las solicitudes usan el nuevo nombre.

Usuarios y roles

Las pantallas indicadas para cada persona

• Agrega a una persona como encargado, personal propio o ayuda externa, y elige su puesto: jefe de recepción, ama de llaves, recepcionista, camarista, técnico, limpiadora, todero y más. Su puesto define lo que abre; los administradores ven todo.
• Editar el calendario y los programas de mantenimiento es solo para los administradores y el gerente general.
• Cada persona entra con un usuario y su propia contraseña. Una invitación por correo o WhatsApp le deja elegirla; funciona una vez, por 7 días, y sirve también para restablecerla.
• En un equipo compartido no se guarda nada, y la sesión se bloquea tras 15 minutos sin uso. Las limpiadoras externas y los contratistas trabajan desde un enlace de trabajos, sin iniciar sesión.
• Usuarios → Actividad registra quién cambió qué, y cuándo; Conexiones muestra cómo llega cada persona a la app. Si lo pides, los teléfonos de limpieza y mantenimiento no muestran datos de huéspedes.

Personal

Quién trabaja cuándo, y cuánto le debes

• Una vista semanal con el horario y las ausencias de todos.
• Ausencias (vacaciones, incapacidades, permisos, maternidad) con su efecto en el pago y los días de vacaciones que quedan.
• Lo que le debes a tu gente cada mes: salarios, comisión (incluida una parte de los honorarios de administración), bonos, limpiezas y tiempo de coordinación, con «Marcar pagado», en colones, dólares o euros.
• Una pestaña «Ley laboral» para Costa Rica: revisión de horarios, los feriados del año y lo que se le debe a alguien cuando se va.

Correo y ajustes

Tu marca, tu lugar

• Los correos a huéspedes salen a nombre de tu espacio de trabajo, desde tu dirección en el dominio de correo de Chasing the Moon, con la propiedad reservada en el encabezado.
• Toda la app es bilingüe, en inglés y español: cada persona elige en Preferencias su idioma y el formato de hora, de 12 o 24 horas.
• Ajustes → General: nombre del espacio de trabajo, logo (con una versión clara para la barra superior oscura), icono de la app, color de la barra superior y moneda de trabajo (dólar, colón o euro). Ubicación fija la zona horaria de todas las fechas; por defecto, la de Costa Rica.
• Tu propia dirección web si la pides, una copia de todos tus datos por correo cada día, semana o mes, y Facturación: tu plan, complementos, tarjeta y facturas.

PARA EMPEZAR

Trae lo que ya tienes y encuentra tu camino

Un espacio de trabajo nuevo te muestra sus primeros pasos, recibe tus hojas de cálculo y explica cada página la primera vez que la abres.

Trae tus datos

Importar, con ayuda si la necesitas

• Ajustes → Importar recibe Excel, CSV, lo que pegues desde Sheets o las exportaciones de Airbnb y Booking.com: propiedades y unidades, reservas, huéspedes y contactos del teléfono, propietarios, limpiadores y contratistas.
• Cada fila se revisa antes de entrar, no se envía ningún correo a los huéspedes importados y una importación se puede deshacer durante 14 días.
• Las estadías que ya trajo la sincronización de calendarios se completan y nunca se agregan dos veces. Las estadías pasadas entran como historial del huésped, fuera de Finanzas.
• El dinero de antes viene de tus propios libros: Ajustes → Importar → Importar movimientos pasados (o el botón para importar en Finanzas → Libro de cuentas), desde Excel o un estado de cuenta. «Enlazar pagos de tus libros» lo une a las estadías que pagó.
• ¿Prefieres ayuda? «Te ayudamos: agenda una llamada» está en la pantalla de importación.

Primeros pasos y guías

La app te muestra por dónde empezar

• «Primeros pasos», en Inicio: cinco pasos que se marcan solos (propiedades y unidades, reservas, huéspedes y proveedores, Airbnb y Booking.com, tu equipo). Omite los que no apliquen.
• Una Guía en cada pestaña y subpestaña, que aparece la primera vez que la abres: para qué sirve, por dónde empezar y con qué se conecta.
• Cada propiedad o reserva nueva se agrega paso a paso, y cada propietario o persona nueva, pregunta por pregunta.

«Simple» o «En detalle»

Tu trabajo en tarjetas, o todas las pestañas

• «Simple» muestra tu trabajo en tarjetas con contadores en vivo, agrupadas en Inicio bajo Atención al huésped, Operación, Gestión y Configuración. «En detalle» muestra todas las pestañas.
• Mientras no elijas, el teléfono abre «Simple» y la computadora «En detalle». Cambia de vista desde la barra superior o en Cuenta → Preferencias.
• Cada página de administración tiene un diseño para teléfono; los tableros muestran una columna a la vez con barra inferior, y las tablas financieras más anchas aún se leen mejor en computadora.

Novedades y sugerencias

Hecho contigo, durante la beta

• Toca la versión en la parte superior de la app para leer Novedades.
• Desde ahí envía una sugerencia o reporta un error, con una captura de pantalla si quieres, y da seguimiento a lo que envió tu equipo y a nuestras respuestas.

PLANES

Gratis mientras lo construimos, luego dos planes

Hoteles, hospedajes y alquileres administrados para sus dueños usan la misma app con los mismos planes. Todo es gratis durante la beta abierta; los precios aplican después, con 30 días de aviso, en dólares estadounidenses.

Básico y Pro

Elige un plan; todos los módulos están incluidos

• Básico: hasta 3 propiedades y 1 propietario, con recepción, reservas, calendario, limpieza, mantenimiento, huéspedes, finanzas y estados de cuenta del propietario.
• Pro: todo lo de Básico, con propiedades y propietarios ilimitados, cada propietario con su app gratis, y soporte prioritario.
• Cada plan pagado empieza con una prueba gratis de 7 días, y puedes cambiar de plan cuando quieras.
• Todos los demás módulos están incluidos: restaurante, conserjería, precios, inventario, plantillas de correo y más. Si alguno está apagado, un admin lo pide desde Inicio y lo activamos.
• Configura tú los módulos, o los configuramos contigo por un pago único.

Conexiones

Las operamos o configuramos por ti

• Canales: mantienen sincronizados Booking.com, Airbnb y otros.
• Tráfico web: un complemento de reservas en tu sitio web, o un sitio que hacemos y alojamos (cotizado caso por caso).
• Redes sociales: Instagram y Facebook.
• Gratis durante la beta, luego $9 al mes cada una. Cada una requiere algo de configuración.

Agentes

IA que trabaja para ti

• El asistente le responde a tu equipo por WhatsApp. Los mensajes de los huéspedes llegan a Mensajes y ellos reciben una breve nota automática de respuesta.
• Datos de mercado: los precios de anuncios comparables cercanos, noche por noche.
• En la beta son gratis hasta cierto uso; más allá, los mensajes de WhatsApp, las respuestas de IA y las consultas de precios se cobran según lo que nos cuestan. Después de la beta, $19 al mes cada uno, más ese uso.

Apps gratis para tu entorno

Para la gente con la que trabajas

• Propietarios: una app de propietario gratis, por invitación tuya, con sus propiedades, estadías, costos, mantenimiento y pagos.
• Limpiadoras y contratistas: enlaces de trabajo en su teléfono, sin app ni contraseña.
• Empresas de limpieza que trabajan para más de un administrador: su propia app Limpiezas, con las limpiezas de cada cliente, los usuarios de su equipo, pagos e insumos.
• Contratistas de mantenimiento que trabajan para más de un administrador: su propia app Órdenes de trabajo, con los trabajos que cada administrador les envía.

Mira los planes y prueba la app en join.chasingthemoon.org. Si tienes propiedades por organizar, escríbenos: hello@chasingthemoon.org